Τα υπηρεσιακά έγγραφα τα διακρίνουμε σε τρεις κατηγορίες. Κάθε κατηγορία σχετίζεται με το ποιος αιτήται κάποιο έγγραφο. Αυτή την στιγμή η διάκριση αυτή αφορά τους γονείς των φοιτούντων μαθητριών και μαθητών, τους πολίτες και τους εκπαιδευτικούς.
Η συγγραφή των εγγράφων μπορεί να γίνει χειρόγραφα ή ψηφιακά. Η κατάθεση του κάθε εγγράφου στο σχολείο μπορεί να γίνει είτε με δια ζώσης παρουσία ή με αποστολή μέσω email ή μέσω ψηφιακής επίσημης κυβερνητικής εφαρμογής.
Σε κάθε επιλογή δίνονται όλοι οι τρόποι συγγραφής και κατάθεσης ενός εγγράφου.